Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är en digital lösning som används för att skapa, lagra, organisera och hantera dokument inom en verksamhet. Systemet möjliggör enkel åtkomst, spårbarhet och samarbete, vilket gör det till en central del av modern dokumenthantering. Genom att digitalisera dokumentflöden kan företag effektivisera arbetsprocesser och förbättra informationssäkerheten.

Fördelar med dokumentsystem

Ett dokumenthanteringssystem ger företag en mer strukturerad och säker hantering av dokument. Genom digitalisering minskar risken för förlorade filer, och arbetsflöden kan optimeras för bättre produktivitet. Utöver detta bidrar systemet till en mer hållbar och kostnadseffektiv verksamhet genom minskad pappersanvändning.

Ökad effektivitet och produktivitet

Med ett DMS slipper anställda leta efter dokument i mappar och e-postkonversationer. Systemet har en sökfunktion som snabbt hittar rätt dokument, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Automatiserade arbetsflöden gör att dokument kan granskas och godkännas snabbare, vilket förbättrar produktiviteten.

Minskad pappershantering

Ett digitalt system minskar behovet av fysiska dokument, vilket leder till lägre kostnader för utskrifter, lagring och administration. Digital arkivering gör att dokument inte försvinner eller förstörs, samtidigt som det bidrar till en mer hållbar arbetsmiljö.

  • Dokument lagras digitalt istället för i fysiska pärmar.
  • Digitala signaturer eliminerar behovet av utskrifter.
  • Automatiserade arbetsflöden minskar behovet av pappersbaserade processer.

Förbättrad regelefterlevnad

Många branscher har strikta krav på dokumentation och informationshantering. Ett DMS hjälper företag att följa lagar och regler genom att säkerställa att dokument lagras enligt gällande bestämmelser. Systemet kan också automatiskt radera eller arkivera filer baserat på företagets policyer.

Funktioner i ett dokumenthanteringssystem

Ett DMS har flera funktioner som gör dokumenthantering mer effektiv och säker. Systemet möjliggör strukturerad lagring, versionskontroll och automatiserade processer som säkerställer att rätt dokument hanteras av rätt personer vid rätt tidpunkt.

Versionshantering och spårbarhet

Ett DMS håller reda på alla ändringar som görs i ett dokument. Genom versionshantering kan användare se tidigare versioner, jämföra ändringar och återställa äldre versioner vid behov. Detta är särskilt viktigt vid samarbete och kvalitetskontroll.

Automatiserade arbetsflöden

Systemet kan automatisera processer såsom godkännanden, påminnelser och dokumentdistribution. Detta minskar den manuella hanteringen och säkerställer att rätt personer får rätt information vid rätt tidpunkt.

Åtkomstkontroll och säkerhet

Med ett DMS kan företag styra vem som har åtkomst till olika dokument. Rollbaserade behörigheter gör att endast behöriga personer kan läsa, redigera eller radera filer. Systemet kan även logga användaraktiviteter för ökad säkerhet och regelefterlevnad.

Hur väljer man rätt dokumenthanteringssystem?

Att välja rätt DMS kräver en noggrann utvärdering av företagets behov och arbetsflöden. Ett väl anpassat system kan underlätta hanteringen av dokument och integreras smidigt i befintliga IT-miljöer. Det finns flera aktörer som erbjuder dokumentsystem.

Ett exempel på en svensk aktör är AM System som även erbjuder andra lösningar som verksamhetssystem och ärendehanteringssystem.

Ett amerikanskt alternativ är Sharepoint som tillhandahålls av Microsoft.

Behovsanalys och kravspecifikation

Innan man investerar i ett DMS är det viktigt att identifiera företagets behov. Ska systemet stödja fjärrarbete? Krävs integration med andra plattformar? Genom att skapa en kravspecifikation kan man välja ett system som bäst matchar verksamhetens krav.

Integration med befintliga system

Ett DMS bör kunna integreras med andra affärssystem, såsom ERP och CRM, för att skapa en sömlös arbetsmiljö. En välfungerande integration minskar dubbelarbete och ökar informationsflödet mellan olika system.

Faktorer att tänka på vid integration:

  • Kompatibilitet med befintliga system och databaser.
  • Automatiserad dataöverföring mellan system.
  • Säkerhet och åtkomsthantering vid integrationer.