Att använda ett personalsystem ger många fördelar för företag som vill effektivisera sin administration och förbättra arbetsflöden. Genom digitalisering av personalhantering kan företag spara tid, minska risken för fel och öka produktiviteten.Systemen är även utformade för att underlätta samarbetet mellan olika avdelningar.
Vad är ett personalsystem?
Ett personalsystem är som sagt en teknisk lösning som effektiviserar personalhantering genom att digitalisera och strukturera information. Det är en grundpelare för företag som strävar efter en modern arbetsmiljö. Med ett digitalt personalsystem kan ditt företag exempelvis få hjälp med personalhantering, vilket omfattar alltifrån anställningsavtal och kontaktuppgifter till frånvarohantering och utbildningshistorik. Moderna personalsystem erbjuder också funktioner som automatiserad lönehantering, schemaläggning, kompetenshantering och digital onboarding – självklart enligt GDPR.
Fördelar med att använda ett personalsystem
Genom att samla all personalinformation på ett ställe blir det enklare att kommunicera och planera arbetet. Anställda kan själva få tillgång till relevanta dokument, som anställningsavtal och tidsrapporter, vilket minskar behovet av att kontakta HR-avdelningen. Systemen automatiserar även processer som annars skulle kräva manuell hantering, vilket minskar arbetsbelastningen på personalavdelningen.
Uppgifter som automatiseras:
- Skapande av arbetsscheman
- Beräkning av löner och frånvarodagar
- Generering av arbetsrapporter
Hur väljer man rätt personalsystem?
Att välja rätt personalsystem kräver en noggrann analys av företagets specifika behov och mål. Hur stort företag gäller det, vad behöver ni och har ni redan vissa system som det nya personalsystemet måste kunna integreras med?
Behovsanalys och företagsstorlek
Att välja rätt personalsystem börjar med att analysera företagets behov och resurser. Ett mindre företag kan klara sig med ett enklare system, medan större organisationer antagligen behöver mer avancerade lösningar med fler funktioner.
Integration med befintliga system
För att personalsystemet ska fungera smidigt är det viktigt att det kan integreras med företagets befintliga system, som bokförings- och tidrapporteringsverktyg. Detta minimerar risken för dubbelarbete och informationsförlust.
Viktiga integrationsmöjligheter:
- Ekonomisystem för lönehantering
- Schemaläggningsverktyg för arbetsplanering
- Rapportverktyg för statistisk analys